Condition Générales d’utilisation

Les présentes conditions générales d’utilisation (ci-après « Conditions générales ») indiquent les droits, obligations et limitations qui vous sont applicables en tant qu’utilisateur (ci-après « Utilisateur ») lors de vos accès aux services de Sinteno.

Sinteno est une solution « logiciel en tant que service » – tout en 1 – pour gérer complètement l’apprentissage des comportements désirés par une entreprise.

Les présentes CGU ont vocation à régir l’utilisation des services de Sinteno et les droits et obligations des clients et des utilisateurs.

Tout accès et/ou utilisation des services Sinteno suppose l’acceptation inconditionnelle et le respect de l’ensemble des termes des présentes conditions.

Dans le cas où l’utilisateur ne souhaite pas accepter tout ou partie des présentes CGU, il lui est demande de renoncer à tout usage du site.

Sinteno se réserve le droit de refuser ou retirer l’accès au site, a tout utilisateur ne respectant pas les présentes conditions d’utilisation.

DÉFINITIONS

Contenu(s) : Tous les contenus du Site Sinteno, textes, images, questionnaires, audits, logos, photos, graphismes, outils, illustrations, vidéos, code logiciel ou code source audio/vidéo, animations, chartes, dénominations, marques et de manière plus générale tous les éléments susceptibles d’être couverts ou non par un droit de propriété intellectuelle qui y sont associés.

Services : Plateforme de diffusion de Contenu gérée par Sinteno [client].sinteno.be.

Client(s) : Personne physique ou morale qui a souscrit auprès de Sinteno au service de diffusion contenu sur un Espace qui lui est réservé et qui assume la responsabilité du Contenu et de sa diffusion auprès des Utilisateurs et sociétés en délégation de gestion.

Espace réservé : Espace de diffusion alloué à un client et accessible au travers de l’url [client].sinteno.be via un navigateur ou via l’application mobile. Le client offre l’accès à son espace réservé à des personnes qu’il désigne au moyen d’un identifiant et d’un mot de passe.

Société en délégation de gestion ou SDG : Personne physique ou morale autorisée par le client a bénéficier des services du client sans droit d’édition sur le Contenu et qui gère ses propres utilisateurs.

Utilisateur(s) : Personne bénéficiant d’un accès au Contenu via l’Espace réservé au moyen d’un identifiant et d’un mot de passe personnel fournis par le Client ou la SDG.

Article 1 : Présentation du Site

Sinteno est une plateforme de gestion des comportements et apprentissages sur laquelle des Clients peuvent mettre à disposition d’Utilisateurs des Contenus spécifiques, en suivre l’Apprentissage, en vérifier la connaissance Théorique ainsi que l’application Pratique.

Le client fournit un droit d’accès et d’utilisation personnels à l’espace réservé à un ou plusieurs utilisateur(s).

L’utilisateur accepte que son droit d’accès et d’utilisation de l’espace soit strictement encadré par les accords conclus entre le client et Sinteno.

Pour tous les problèmes liés au Contenu ou à son droit d’accès, l’Utilisateur devra s’adresser directement au CLIENT.

Article 2 : Propriété des Contenus et des éléments du Site

L’Utilisateur ou une SDG dispose à des fins exclusivement personnelles, du droit d’accéder et de visionner les formations et formations continues, sur l’Espace réservé du Client qui lui a octroyé.

L’Utilisateur n’a aucun droit de propriété sur l’ensemble des éléments du Site protégés par droits de propriété intellectuelle et le Contenu.

Seul le titulaire du droit selon le cas, Sinteno ou le Client peut autoriser une reproduction de l’un des éléments du Site. Sans cette autorisation écrite l’Utilisateur s’expose à des sanctions civiles et pénales.

Les Utilisateurs s’engagent à ne pas faire d’usage du Contenu autrement que par le service et les fonctionnalités que proposent le Site et de manière conforme à la documentation fournie.

Article 3 : Responsabilité/Obligations/Garantie

3.1 Obligation de l’Utilisateur ou de la SDG

L’Utilisateur ou la SDG s’engage à :

respecter toutes les lois en vigueur;
respecter toutes les dispositions des CGU;
ne pas tenter d’accéder aux systèmes d’informations, serveurs et bases de données du Site ni utiliser son matériel informatique, sans autorisation;
ne pas accéder au Site, ou prélever des données au moyen de logiciels spécialisés pour la collecte des données;
accéder au seul Espace réservé pour lequel il a reçu l’autorisation et à ne pas accéder ou tenter d’accéder à des espaces pour lesquels il n’aurait pas reçu de droit d’accès;
ne pas utiliser le site a un autre usage qu’a titre exclusivement personnel et ne pas l’exploiter notamment lors de présentation a un publics sans l’autorisation du client;
ne pas exploiter, céder même a titre gratuit les services et contenus proposes par le site sous tous formats.

Pour tout usage qui dépasserait le cadre précité, l’utilisateur doit avoir reçu l’autorisation préalable écrite de Sinteno et du client.

3.2 Droit de l’Utilisateur ou de la SDG

Sous réserve du respect de toutes ces obligations au titre des présentes CGU, des accords conclus entre Sinteno et le Client, l’Utilisateur/SDG dispose d’un droit d’accès limité, révocable, non exclusif, non cessible, à l’Espace réservé et qui ne peut pas faire l’objet d’une sous-licence, ainsi qu’aux informations présentes sur le Site conformément aux présentes. Toutes autres utilisations du Site Sinteno est strictement interdite et constitue un manquement aux dispositions des présentes.

3.3 Garantie

L’Utilisateur/SDG ne peuvent se retourner contre Sinteno pour tous dommages et litiges qui pourraient survenir de son fait ou de son activité et notamment du non-respect de ses obligations (CGU).

L’Utilisateur/SDG s’engage à indemniser intégralement Sinteno à la première demande de tout préjudice de quelque nature qu’il soit, émanant d’un des faits cités précédemment et affectant le Site et ce, sans préjudice des éventuels autres dommages et intérêts qui pourraient être réclamés par Sinteno. Cette garantie couvre les condamnations mais aussi tous les frais de justice nécessaires à assurer la défense de Sinteno.

3.4 Droits des Services Sinteno

Sinteno se réserve le droit de modifier la présentation du Contenu disponible sur l’espace réservé sans engager sa responsabilité.
Sinteno se réserve le droit d’ajouter de nouvelles fonctionnalités pour le traitement des données du client sans engager sa responsabilité.
Sinteno s’engage à tout mettre en œuvre pour permettre l’accès à sa plateforme dans la limite d’une utilisation raisonnable du service, 7 jours sur 7, 24 heures sur 24, pendant la durée des droits d’utilisation des formation(s), sauf panne éventuelle ou contraintes techniques liées aux spécificités du réseau Internet ou de l’hébergeur du service.

3.6 Obligation des Services Sinteno

Sinteno s’engage uniquement au titre des obligations figurant explicitement dans les présentes CGU, ainsi que celles résultant des dispositions légales impératives applicables et des accords conclus avec le client.

Sinteno n’est pas responsable des dommages directs ou indirects liée à l’utilisation des Services Sinteno. L’Utilisateur/SDG assume seul les risques liés à son utilisation des Services.

3.7 Exonération

Sinteno ne peut en aucun cas être tenu pour responsable :

si l’Utilisateur/SDG ne respecte pas ses obligations stipulées au présent Article;
des manquements des Utilisateurs/SDG à la réglementation en vigueur;
des conséquences d’une mauvaise utilisation des Services par un Utilisateur/SDG;
de la qualité, la véracité et la justesse des données, informations et Contenus hébergés pour le compte des Clients;
de la présence de virus ou de tout autre élément pouvant occasionner des altérations dans les systèmes physiques ou logiques, ou dans les documents électroniques de l’Utilisateur/SDG;
d’un dysfonctionnement ou d’une interruption des Services qu’il soit dépendant ou indépendant de sa volonté ;
de la qualité et de l’efficacité des services proposés et de leurs adéquations avec les attentes et les besoins de l’Utilisateur/SDG;
en cas de dommage subi par un Utilisateur/SDG du fait d’un Client ou réciproquement.

3.8 Garantie des Services

Sinteno ne donne aucune garantie ou déclaration expresse. A défaut de celles qui pourraient légalement lui être opposées. Sinteno exclu toute déclaration ou garantie implicite, y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité, d’adaptabilité à un usage particulier, de propriété, d’exactitude des données et de non-violation des droits d’autrui.

Article 4 : Données à caractère personnel

4.1 Généralités

Le présent chapitre a pour objet de délimiter les droits et obligations respectives des parties pour le traitement des Données à Caractère Personnel des personnes concernées dans le cadre de la collaboration actuelle et des collaborations futures, conformément au Règlement (EU) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE, ci-après dénommé le « RGPD ».

Dans le cadre de leurs relations contractuelles, les parties s’engagent à respecter la réglementation en vigueur applicable au traitement de Données à Caractère Personnel et, en particulier, le RGPD et la Loi relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de Données à Caractère Personnel du 30 juillet 2018.

Sauf stipulation contraire, les notions et les termes figurant dans la convention, doivent être interprétés comme défini dans le RGPD.

4.2 Politique de protection de la vie privée de Sinteno

La présente Politique de protection de la vie privée fait partie intégrante des Conditions générales d’utilisation de la plateforme Sinteno. Nous vous prions de lire attentivement cette Politique de protection de la vie privée avant l’utilisation des services de Sinteno.

Sinteno est responsable du traitement des données dans la mesure où les données personnelles des utilisateurs sont collectées et traitées par les différentes applications mobiles ou Web.

Le client de Sinteno et ses fournisseurs (société en délégation de gestion) sont responsables du traitement dans la mesure où ils déterminent les finalités de l’utilisation des données.

L’utilisateur est la personne dont les données personnelles sont traitées par les applications Sinteno est considéré sous l’autorité du client ou, le cas échéant, d’un de ses fournisseurs.

En tant qu’utilisateur si vous n’acceptez pas cette politique de protection de vie privée, il vous est demandé de renoncer à tout usage du site et des services de Sinteno.

Pour toute question relative à la présente Politique de protection de la vie privée, nous vous invitons à nous écrire à l’adresse info@sinteno.be.

Cette Politique de protection de la vie privée pourra faire l’objet de révisions occasionnelles. La date de la mise à jour la plus récente s’affichera sur cette page. Sur notre site internet www.sinteno.be vous trouverez une copie de cette politique. Ainsi, vous pouvez les consulter avant de vous inscrire pour l’apprentissage de consignes, les tests, les audits et toute autres fonctionnalités offertes par Sinteno.

4.3 Comment sont récoltées les données des utilisateurs ?

Lors de l’inscription : Les utilisateurs reçoivent un identifiant et un mot de passe. En se connectant à la plateforme Sinteno dédiée au client de Sinteno, les utilisateurs ont la possibilité de changer leur mot de passe et de compléter/modifier leurs données personnelles (prénom, nom, photo, date de naissance).

Le client a la possibilité d’ajouter au profil de l’utilisateur final des caractéristiques propres qui n’existent pas dans la version de base de Sinteno mais qui sont néanmoins nécessaires au client.

Lors des apprentissages (formations ou formations continues) : Lorsque les utilisateurs finaux proposent des améliorations aux consignes qu’ils doivent apprendre. Une proposition ne peut être supprimée mais une nouvelle proposition peut être introduite.

Le temps d’apprentissage est collecté, chapitre par chapitre. La lecture ou non d’une publication faite par le client est collectée ainsi que le temps mis pour la lire.

Lors des tests : Lorsque les utilisateurs finaux répondent à des questions, leurs réponses sont enregistrées. Pas de correction possible une fois validées.

Lors des audits : Les photos ou vidéos qui accompagnent les audits signés par les utilisateurs. L’utilisateur final peut s’opposer à l’utilisation de photo en refusant de signer l’audit.

Les commentaires et les propositions de modifications fournis par les utilisateurs et encodés dans le système.

La sélection d’une des descriptions de situations pré-encodées sur laquelle l’utilisateur est tombé d’accord avec l’auditeur et qui correspond à la réalité vécue lors de l’audit.

L’utilisateur a la possibilité de refuser un audit. Un écran permettant d’expliquer pourquoi peut être complété. La validation ou le refus de l’audit doivent être signés.

Le moment et l’endroit de l’audit sont collectés.

4.4 Quelles sont les données que nous utilisons ?

Toutes les données collectées sont utilisées et sont notamment :

la photo
le nom et prénom
le lieu et date de naissance si il est fourni
les coordonnées téléphoniques si elles sont transmises
l’adresse si elle est donnée
l’adresse mail si elle est donnée
La société pour laquelle l’utilisateur travaille
Le nom de la ou des certifications passées si ils sont fournis
Les temps d’apprentissage des consignes et des notes de publications
Les résultats des tests et les raisons pour lesquelles l’utilisateur a éventuellement échoués (questions rédhibitoires, score, etc.)
La durée de validité des certifications passées
Les évaluations qui ont été faites de l’utilisateur par des auditeurs en ce compris, les comportements positifs, les remarques, les manquements observés par les auditeurs lors d’audits de comportement, les consignes qui n’ont pas été respectées, les suggestions éventuelles de l’utilisateur, les photos et vidéos liées aux audits si les audits sont signées par l’utilisateur final.
Les refus d’être audités
Les formations (brevets) spécifiques de conduite d’engins (chariot élévateur, pontier radiocommande, etc.) introduites
Les caractéristiques introduites par le client en rapport notamment au statut, au lieu de travail, à l’expérience déjà acquise dans le métier, etc.

4.5 Dans quels buts sont utilisées vos données ?

Le client ou ses fournisseurs utilisent les données des utilisateurs finaux en vue de :

Leurs donner accès à des consignes rédigées sous la responsabilité du client
Leurs permettre d’en prendre connaissance
leurs permettre de disposer d’un suivi de l’apprentissage de ses consignes
mesurer la compréhension des consignes par des tests
réaliser des évaluations de l’application des consignes apprises

Le client ou ses fournisseurs utilisent les données récoltées lors des apprentissages, des tests et des audits afin de constituer des rapports automatiques permettant mettre en évidence notamment :

les consignes mal comprises ou oubliées
les consignes mal appliquées et le pourquoi
les circonstances qui empêchent la bonne application des consignes
les résultats d’application des consignes ou les résultats des tests en fonction des responsables hiérarchiques, de l’endroit (zone), du moment, de l’auditeur, etc.
les résultats d’application des consignes ou les résultats des tests en fonction des caractéristiques introduites par le client (ancienneté dans la fonction, statut intérimaire, etc.)
le profil de chaque utilisateur final quant à sa connaissance des consignes et l’application des consignes.
etc.

Le client ou ses fournisseurs utilisent les données récoltées lors des apprentissages, des tests et des audits en vue de faire tendre le niveau de connaissance des consignes et/ou le niveau d’application des consignes vers les niveaux souhaités par le client.

Cela peut se faire notamment de la manière suivante :

améliorer les circonstances d’applications des consignes
modifier les consignes
détecter des manquements managériaux et aider la ligne hiérarchique à s’améliorer
savoir où porter l’attention sur le suivi des consignes
sensibiliser les audités (utilisateurs) ou les apprenants à l’application des consignes
revoir la formation sur les consignes
s’assurer d’un niveau de maitrise suffisant que pour occuper un poste en toute sécurité
s’assurer d’une cohérence entre toutes les consignes

Comme il peut s’agir de mesure portant également sur la sécurité, Sinteno doit être certain de l’identité de l’utilisateur. C’est pour cette raison que le nom, prénom, photo et date de naissance sont demandés

Les informations communiquées par le biais des rapports qu’offre l’application aux membres de la ligne hiérarchique et à toute personne à qui le Client a décidé de permettre l’accès aux données comme par exemple des auditeurs de l’entreprise du Client ont pour objectif de montrer la politique du client en matière de sécurité de qualité de respect de l’environnement, de la qualité de fabrication de la société cliente auprès de ses auditeurs interne ou externes, notamment pour l’obtention de certification iso.

Dans le cadre de tests certifiants, il faut pouvoir communiquer auprès du client employeur ou ses fournisseurs les résultats aux tests et plus spécialement, les raisons des échecs (score insuffisant ou question rédhibitoire ratée) pour chacun des tests. Les résultats des tests peuvent servir à générer des statistiques telles que :

Le taux de réussite de test par fournisseur pour le client
Le nombre total de tests passés par fournisseur pour un client
Le pourcentage de tests passés par le personnel interne ou externe au client
Le taux de réussite par certification pour un client
Le nombre de certifications passées par fournisseur pour un client
Les questions qui sont généralement mal comprises
Etc.

4.6 Qui a accès aux données des utilisateurs ?

Tout utilisateur final a accès, à tout moment, à ses propres données. Il peut vérifier lui-même tous les audits le concernant et si chaque audit porte bien sa signature.

Tout utilisateur appartenant à la ligne hiérarchique définie dans la solution Sinteno a un accès aux utilisateurs qui travaillent sous sa responsabilité.

Si le client a des fournisseurs en délégation de gestion, le client n’a pas accès aux données personnelles des utilisateurs finaux de la société en délégation de gestion. Le client peut avoir accès aux données globales, aux résultats globaux comme le nombre de personnes ayant lu une formation ou le temps moyen mis pour le faire, les résultats globaux des tests, etc. Mais ne peut pas voir l’identité des personnes concernées et leur données personnelles. Les données des utilisateurs finaux des sociétés en délégation de gestion ne sont rendues accessibles qu’aux sociétés en délégation de gestion elles-mêmes.

4.7 Pendant quelle durée conservons-nous les Données ?

Les données sont conservées durant toute la période du contrat entre le Client et Sinteno. Sans demande expresse de destruction par le Client, les Données seront conservées douze mois après la cessation du contrat.

4.8 Engagements du Client en tant que responsable de traitement

Le Client garantit et déclare :

Qu’il ne collecte que les données à caractère personnel qui sont adéquates, pertinentes et limitées à ce qui nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées. A ce titre, le Client s’engage à utiliser les fonctionnalités des Services dans le respect des obligations prévues par le RGPD et ne pas les détourner de leur finalité;
Qu’il respecte la Réglementation applicable, dont le RGPD;
Qu’il est autorisé, conformément à la Réglementation applicable, à communiquer à Sinteno les données à caractère personnel des Utilisateurs concernés par les traitements;
Qu’il fournira l’information légale prévue et obtiendra, le cas échéant, le consentement des personnes concernées dans le respect de la Réglementation applicable, afin de communiquer et de permettre à Sinteno de traiter les données, et que Sinteno puisse les communiquer à ses partenaires prestataires de services; à toute autorité publique le cas échéant ; à tout tiers dans le cadre de l’exécution d’une obligation légale ou réglementaire pesant sur Sinteno ; et à toute autre personne en droit de demander la communication de l’information, y compris lorsque les destinataires des données à caractère personnel se trouvent hors de l’espace économique européen;

Le Client accepte expressément qu’il est seul responsable de la licéité et des conséquences de la collecte et des autres traitements de données à caractère personnel opérés par les Services Sinteno sous son contrôle et sous sa direction.

Le Client est seul responsable du paramétrage des Services, de l’utilisation raisonnable et conforme des outils de notification de nouvelles formations ou formations continues, du contrôle des droits d’accès qu’il est susceptible de délivrer aux tiers, etc.

Tout acte de collecte d’informations illicite, de transmission de fichiers illicite, ou tout usage des Services par le Client portant manifestement atteinte aux droits des personnes concernées ou contraire au RGPD sera considéré comme un cas d’abus des droits d’utilisation susceptible de conduire à la résiliation de l’abonnement aux torts du Client conformément aux CGV.

4.9 Sous-traitance ultérieure

Sinteno peut faire appel à un autre sous-traitant (ci-après, « le sous-traitant ultérieur ») pour mener des activités de traitement spécifiques. Dans ce cas, il informe préalablement et par écrit le Client de tout changement envisagé concernant l’ajout ou le remplacement d’autres sous-traitants dans les conditions prévues par le RGPD.

Les sous-traitants ultérieurs intervenant pour la fourniture des Services sont listés en Annexe de la présente politique. Le Client déclare que l’ensemble des sous-traitants ultérieurs listés présentent des garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde à ses attentes et aux exigences du RGPD, y compris en matière de transferts de données lorsque ce sous-traitant est situé en dehors de l’Union Européenne.

Le Client dispose d’un délai de dix jours à compter de la date de réception de cette information pour présenter ses objections, sauf autre délai indiqué dans la communication. A défaut d’objection, le changement sera réputé accepté.

L’utilisation de solutions tierces permet d’offrir les fonctionnalités standards de la Plateforme. Si le Client refuse l’usage de ces solutions tierces, il devra en aviser Sinteno qui pourra proposer des solutions alternatives dont le coût sera préalablement devisé. Le Client est informé que le refus d’un sous-traitant ultérieur peut entrainer des dysfonctionnements.

Avant de recourir aux services d’un tiers impliquant une cotraitance ou sous-traitance de traitement de données personnelles, il appartient au Client de contrôler la conformité au RGPD de ce tiers et la licéité du traitement envisagé. Sinteno ne pourra en aucun cas être tenue responsable de la conformité de ces tiers au RGPD.

4.10 Où sont hébergées les Données ?

Les serveurs Sinteno sont situés en Europe.

4.11 Sécurité

Sinteno a développé des règles de sécurité adaptées sur le plan technique et organisationnel, afin d’éviter la destruction, la perte, la falsification, la modification, l’accès non autorisé, la communication accidentelle à des tiers, ainsi que tout autre traitement non autorisé des Données.

4.12 Fin des traitements

La durée des traitements est liée au contrat que le Client a conclu avec Sinteno. Si l’accord contractuel principal devait prendre fin pour quelconque raison, les traitements prendront fin à la même date.

4.13 Vos droits

S’il ne fait plus partie du personnel du Client ou de ses fournisseurs, un utilisateur peut faire disparaitre ses données des bases de données des applications Sinteno, Pour cela, il doit écrire à l’adresse mail info@sinteno.be . L’adresse postale du responsable du traitement est : Sinteno, raborive, 2 à 4910 Theux.

S’il fait toujours partie du personnel du Client ou de ses fournisseurs, La personne qui s’oppose à l’usage des données telles que décrites ci-dessus adressera sa demande à son employeur qui informera Sinteno et lui demandera de supprimer, le cas échéant, la personne des bases de données. Les données seront anonymisées.

Si un client ne désire plus prolonger son contrat avec Sinteno. Les données du client seront effacées au plus tard dans les deux ans de la cessation de contrat. Elles seront irrémédiablement perdues.

ANNEXE : LISTE DES SOUS TRAITANTS ULTERIEURS

Annexe mise à jour le 19/01/2022

Sous-Traitant:

Eocene GROUP SPRL
40 rue des Aubépines
5101 Erpent | Belgium

Finalité :

Développement de Sinteno

Documentation :

Sous-Traitant:

Azure

Finalité :

Hébergement des serveurs

Documentation :

https://privacy.microsoft.com/en-US/data-privacy-notice